Ett intranät och ledningssystem för hållbar utveckling

Aktuellt, Success stories | 08.11.21

VafabMiljö har idag ett intranät som hjälper dem att kommunicera till alla medarbetare och ett ledningssystem för att hantera processer och styrande dokument på ett smidigt sätt. Ta del av storyn om hur det gick till när de valde BaseDrum och InSight från Tahoe för att stödja sin hållbara utveckling.

VafabMiljö – för ett hållbart samhälle

Med visionen ”Tillsammans skapar vi det hållbara samhället” arbetar VafabMiljö med återvinning av material och energi för att ta vara på de resurser som finns. VafabMiljö är bildat av kommunerna i Västmanlands län samt Heby och Enköpings kommun. Man är totalt 270 anställda fördelat på olika spetskompetenser.

Förbättrad digital arbetsplats

Under slutet av 2019 genomförde VafabMiljö en upphandling av ett nytt intranät och ledningssystem. Man hade kommit till vägs ände med sina befintliga lösningar och behövde en nystart: ”Ungefär en tredjedel av våra medarbetare är mobila användare och har inte tillgång till en dator i sitt dagliga arbete. Vi såg ett stort behov av ett mobilt intranät där vi lätt kan nå ut till alla, vilket inte uppfylldes med vår tidigare lösning” säger Anders Ericsson, Arbetsledare kommunikation.

Anna Helsing, Systemförvaltare på VafabMiljö, har varit administrativt ansvarig för ledningssystemet sedan det driftsattes för snart ett år sedan och minns hur det gick till när valet föll på Tahoe: ”Vi hade en lista på krav och önskemål i upphandlingen och på varje fråga vi ställde fick vi ett riktigt bra svar. Om det var något som var svårt eller omöjligt att göra fick vi förslag på alternativa lösningar – som i sin tur visat sig bli ännu bättre än det vi tänkt.”

Tillgängliga system för alla

Ett gemensamt krav gällande intranät och ledningssystem var tillgänglighet. De ville ha system som är väl integrerade med varandra:

”Vi ville ha ett lättillgängligt ledningssystem och det har vi fått i och med att vi har kopplat ihop vårt ledningssystem med vårt intranät. Vi vill inte heller att man ska tänka att man är inne i ett komplicerat ledningssystem – det ska vara enkelt, vilket det är med InSight.”

Anna Helsing, Systemförvaltare, VafabMiljö.

Beträffande intranätet ville de samla information digitalt på ett ställe och få till en portalupplevelse för användarna vilket Anders menar att de nu uppnått: ”Vårt intranät är som entrén till ett stort bibliotek. Man kommer in, ser sig omkring och letar upp det man söker.”

Användarvänligt intranät och ledningssystem

Ett år efter lansering upplever VafabMiljö att de nu har ett modernt och fräscht intranät:

”Det är lätt att använda BaseDrum, vi kan enkelt gå in och uppdatera intranätet utan några förkunskaper, det räcker med lite datorvana.”

Anders Ericsson, Arbetsledare kommunikation, VafabMiljö.

Anders menar även att: ”Tidigare kunde man lätt missa nyheter och ändringar som publicerades på vårt gamla intranät, det gör man inte längre med vårt nya.”

Med InSight har de ett ledningssystem som är enkelt att arbeta i. Anna uppskattar också att de tydligt ser vem som är ansvarig för vilka dokument och vem som är processägare: ”Användare kan enkelt skapa upp dokument och tack vare InSight har vårt arbete blivit enklare, smidigare och tydligare.”

Pålitlig support

Anders och Anna är eniga om att supporten från Tahoe är tillförlitlig: ”Vi vet att om vi lägger ett supportärende så hanteras det. Vi får svar ganska omgående och även om det inte går att lösa direkt så vet vi med säkerhet att det blir gjort. Man får alltid återkoppling och vet att ingenting blir liggandes.”

Vi ser fram emot ett fortsatt gott samarbete med VafabMiljö!

Tillbaka