Blogg17.04.25

Hjälp användarna att hitta innehållet som de söker efter

Blogg | 17.04.25

Du kanske befinner dig i situationer där du undrar hur SharePoint-sökningen egentligen fungerar i bakgrunden. Oroa dig inte, du är inte ensam! Till exempel; när jag söker efter ett ord som jag vet finns, men ändå inte får någon träff… Vad beror detta på?

I det här inlägget försöker vi reda ut några av grunderna i hur SharePoint-sökningen fungerar samt några tips på hur du kan förenkla för dina användare.

Vi kommer att täcka ämnena nedan:

Vad är en sökfråga?
Hur kan vi anpassa den inbyggda sökresultatsidan i SharePoint?
Jag sökte inte efter detta; varför dyker det upp i mina resultat?
Så här använder du operatorer för att hitta rätt dokument eller innehåll

Vad är en sökfråga?

Svaret på frågan är förmodligen olika beroende på om du är en vanlig användare som letar efter något eller en administratör som ställer in sökresultatsidor:

För slutanvändaren

För slutanvändaren är sökfrågan helt enkelt de ord man vill hitta. Vanligtvis en del av en text eller metadata för ett dokument. Oftast skriver användaren helt enkelt in de ord eller den mening de vill söka efter, utan att tänka på om det är fritext i dokumentet eller metadata.

Användaren skriver till exempel in det dokument-ID som de letar efter. Användaren kommer inte att tänka på att skriva DocID:123 för att söka specifikt efter egenskapen.

För administratören

För administratören är sökfrågan själva KQL-frågan (Keyword Query Language). Sökfrågan innehåller de ord som användaren skrev i sökrutan, men administratören kan också anpassa frågan. Till exempel om administratören vill att du bara ska kunna söka på en specifik egenskap.

I exemplet med dokument-ID vet administratören att användarna förväntar sig att få resultat från aliaset DocID-egenskapen, så de lägger till frågan DocID:{searchTerms} i KQL-frågan.

Hur kan vi anpassa den inbyggda sökresultatsidan i SharePoint?

Det kan kännas som om du befinner dig i en djungel när du försöker hitta det du letar efter i den vanliga SharePoint-sökningen. Du har några standardvertikaler som kan redigeras som kanske inte är till stor hjälp för din organisation.

Som SharePoint-administratör kan du anpassa sökresultatsidan:

Redigera vilka resultat som visas i vertikalerna (Alla, Filer, Webbplatser med mera)
Redigera vilka vertikaler som visas
Skapa dina egna vertikaler

Vertikaler, kanske du tänker. Vad sjutton är en vertikal?

Vertikaler syns på sökresultatsidan som en ”list” av alternativ som hjälper användaren att begränsa resultatlistan.

Om du till exempel bara vill se dokument klickar du på ”Filer” (se bild).

Hur kan vi anpassa vilka resultat som visas, beroende på vilken vertikal en användare klickar på?

Navigera till rotplatsen i intranätet eller den hubb som du vill anpassa
Klicka på Inställningar > Webbplatsinformation > Visa alla inställningar
I Webbplatsinställningar klickar du på Sökinsikter och konfiguration.
På Microsofts söksida klickar du på Vertikaler.
I Vertikaler väljer du den vertikal som du vill redigera.
Klicka på Redigera. En panel öppnas med inställningarna för den vertikal du valde.
Klicka på Redigera i panelen. Sidan för att redigera vertikaler öppnas.
Under Regler klickar du på Redigera.
Sidan Lägg till regel visas. Här kan du lägga till de KQL-frågor som du vill ange resultatet för.
Klicka på Nästa tills sidan Granska och slutför visas.
I Granska och slutför klickar du på Uppdatera vertikal.
Observera! Det kan ta en stund innan ändringarna börjar gälla.

Anpassa vilka vertikaler som visas

Navigera till rotplatsen i intranätet eller den hubb som du vill anpassa
Klicka på Inställningar > Webbplatsinformation > Visa alla inställningar
I Webbplatsinställningar klickar du på Sökinsikter och konfiguration.
På Microsofts söksida klickar du på Vertikaler.
I Vertikaler väljer du den vertikal som du vill redigera.
Klicka på Redigera. En panel öppnas med inställningarna för den vertikal du valde.
Ändra Status (längst ned på sidan) till Inaktiverad.
Klicka på Uppdatera vertikal.
Observera! Det kan ta en stund innan ändringarna börjar gälla.

Skapa dina egna vertikaler

Navigera till rotplatsen i intranätet eller den hubb som du vill anpassa
Klicka på Inställningar > Webbplatsinformation > Visa alla inställningar
I Webbplatsinställningar klickar du på Sökinsikter och konfiguration.
På Microsofts söksida klickar du på Vertikaler.
Klicka på Lägg till.
Namnge din vertikal.
Klicka på Nästa.
Välj SharePoint som källa.
Klicka på Nästa.
Sidan Lägg till regel visas. Här kan du lägga till de KQL-frågor du vill ha.
Filtersidan visas. Här behöver du inte lägga till något.
Klicka på Nästa.
Granska dina inställningar.
Klicka på Skapa vertikal.
OBS! Det kan ta en stund innan ändringarna börjar gälla.

Jag sökte inte efter detta; Varför dyker det upp i mina sökresultat?

Sometimes the items in the search results makes you scratch your head in wonder why they are included.

This may depend on how SharePoint handles words and letters. We have listed a few examples below:

Sökningen skiljer inte på lokala tecken

Bokstaven a är till exempel inte separat från å, ä eller æ. Om du söker på ”käresta” får du också svar på ”karesta”.

Sökningen är inte skiftlägeskänslig

Du kan till exempel inte söka för att bara visa resultat från ett ord som bara innehåller versaler. SharePoint kommer helt enkelt att leta efter orden och bokstäverna, oavsett stora eller små bokstäver.

Du behöver inte lägga till parenteser och bindestreck

Du kanske vet att texten Avenyn (Göteborg) förekommer och söker efter den, inklusive parenteser. Då får du även svar på Avenyn Göteborg, eftersom sökningen ”ignorerar” parenteser.

Ett annat exempel är om du söker efter ABC 123 får du också en träff på ABC-123.

Observera att det finns en användning av bindestreck i SharePoint-sökning, men mer om detta lite längre ner i detta blogginlägg.

Du söker efter en del av ett ord

Om du vill hitta ett ord, men har lite bråttom, kanske du bara vill skriva en del av ordet. Eftersom SharePoint förväntar sig ett mer eller mindre exakt ord kommer det inte att hitta de resultat du förväntar dig. Men oroa dig inte, använd bara en av operatörerna i nästa kapitel i den här bloggen för att hjälpa till med detta.

Så här använder du operatorer för att hitta rätt dokument eller innehåll

Det finns en mängd olika operatorer som hjälper dig att hitta det du letar efter. Vi har valt ut några av våra mest använda nedan. Låt oss gå in på hur de fungerar!

Wildcard-sökning eller jokersökning

Är du fortfarande lite stressad och har kanske inte tid eller tålamod att skriva hela eller långa ord? Detta kommer att lösas genom att använda wildcard-sökning.

I exemplet nedan kan vi se att vi har bett om instru*. Anledningen till detta är att vi inte är säkra på stavningen, det kan vara Instruction på engelska eller så kan det vara Instruktion på svenska. Här får vi båda resultaten.

Exakt sökning

Om du har en fras som du vet är skriven i en viss ordning kan du välja att söka efter den exakta texten. För att göra detta lägger du helt enkelt till citattecken (” ”) runt din fras. Detta kommer att söka efter exakt den frasen, i den specifika ordordningen.

Kombinera eller exkludera ord i frågan

Ok, låt oss fortsätta med de booleska operatorerna. Du kanske redan är bekant med dessa – nämligen AND, OR och NOT. Så hur använder vi dessa?

AND

När du söker efter mer än ett ord översätts dessa till den booleska operatorn AND. Den här operatorn innebär att båda orden måste ingå i resultatet.

Detta kanske inte är nödvändigt att lägga till, eftersom om du använder två separata ord kommer det automatiskt att översättas till detta.

Skillnaden mellan dessa två är att om du använder AND talar du också om för SharePoint att du vill att resultatet ska innehålla dessa ord i exakt den här ordningen. Om du inte använder AND kan de vara i omvänd ordning, och du hittar dem ändå.

Om du vill söka efter innehåll som innehåller något av orden, men inte nödvändigtvis båda, kan du använda OR mellan de två (eller flera) orden i frågan.

Frågan kan se ut så här: onboarding OR introduction

Samma resultat kan också uppnås med WORDS-operatorn. Det finns dock en viktig skillnad mellan dessa två operatörer. ORD är en synonymoperator, vilket innebär att det inte blir någon rangordning av resultaten beroende på hur många gånger varje ord förekommer i innehållet.

Och nu undrar du säkert hur rankning fungerar. Vi kommer inte att ta upp detta idag, men håll utkik efter nästa blogginlägg… Eller om du inte har tålamod är du välkommen att prata med oss så kan vi hjälpa dig på vägen.

Men tillbaka till frågan.

Din fråga kan se ut så här: WORDS(onboarding, introduction)

NOT

Om du vill utesluta ett visst ord kan du använda operatorn NOT eller ett bindestreck (-). Detta används bäst i kombination med vad du vill ska ingå.

Du vill till exempel hitta en instruktion, men inte för offboarding.

Din fråga bör se ut så här: Instruction NOT offboarding

Du kan också använda bindestrecket (-) precis före det ord som du vill utesluta. Observera att om du skriver båda orden tillsammans med bindestrecket kommer bindestrecket att ignoreras och fungerar inte för att utesluta några ord.

Din fråga bör se ut så här: Instruktion -offboarding

Det här är några av våra favoriter som hjälper dig att förfina sökresultaten. Och vi kan naturligtvis inte förlita oss på att alla användare är utbildade i ”hur man söker i SharePoint med operatörer”, men vad vi kan rekommendera är att ta några av ovanstående och visa upp dem någonstans där dina anställda lätt kan hitta dem (t.ex. på ert intranät).

Eller om du har en anpassad söksida kan du lägga till relevanta tips och tricks i ett textblock på sidan.

Bra jobbat med att läsa hela det här inlägget! Förhoppningsvis har du nu en bättre förståelse för några av grunderna i hur SharePoint-sökning fungerar.

Men vi är inte klara än!

I nästa blogginlägg kommer vi att gå igenom hur du kan skapa en anpassad söksida och mycket mer för att hjälpa dig att göra det ännu enklare för dina medarbetare att hitta det de letar efter. Håll ögonen öppna!

Tillbaka